來源：www.txpard.com     更新時間：2021-07-02 10:10:48     熱度：1480

　　通過企業(yè)共享網(wǎng)盤對文檔版本管理 

　　企業(yè)管理中，存在著包含技術、財務、銷售、客戶等不同載體的大量文件，企業(yè)在很多業(yè)務場景中都需要多人或多部門協(xié)同編輯創(chuàng)建文檔。傳統(tǒng)的方式效率低下，對于文檔的版本管理也較為混亂。
 

　　1)、由于沒有統(tǒng)一平臺存儲文檔，文檔分散在員工各自的電腦中，在原始文檔修改后仍有人在使用舊版文檔，出現(xiàn)流通中文檔版本的混亂。

　　2)、依靠文件名來區(qū)分各個版本，難以查找最新版本，造成文檔的冗余，存在眾多重復現(xiàn)象。

　　3)、對文件沒有完整的操作記錄，修改版本后不知道操作人及操作時間，出現(xiàn)問題后造成員工責任的推諉。

　　4)、不知道新版文檔的創(chuàng)建用戶、更新時間、版本更新次數(shù)等信息。

　　5)、修改文件版本時，不能對文檔鎖定，可能會多人重復修改同一問題，或經(jīng)多人操作造成文件重要內(nèi)容丟失。
 

　　三、現(xiàn)代化文檔管理方法有哪些
 

　　對于企業(yè)中常見的版本管理問題，鑫朗協(xié)同文檔管理系統(tǒng)給予了以下解決方案：提供多人同時在線編輯文檔的功能，并且在文檔協(xié)作過程中，用戶 和同事直接在鑫朗共享云盤中基于文檔內(nèi)容進行互動，文檔的每一次更新都會形成新的版本記錄，產(chǎn)品也會提供高效的全文檢索幫助用戶去發(fā)現(xiàn)文檔，解決了文檔實時協(xié)同的需求。
 

　　1)、搭建文檔集中存儲平臺

　　為企業(yè)搭建文檔集中存儲平臺，讓企業(yè)所有的資料集中在統(tǒng)一服務器中，便于日常檢索，查找某篇文件時不用再動員全體員工在不同電腦中查找。

　　2)、實現(xiàn)對文檔的修訂管理

　　對于每次修改后的文檔，都能自動保留之前修改過的版本，若有需要，可以退回到之前版本，保障企業(yè)資料內(nèi)重要信息不會丟失。

　　3)、記錄對文檔操作的每個操作

　　記錄每篇文檔的整個生命周期中的每個操作，包括操作人、操作時間等信息，便于審計工作的開展，并且避免了出現(xiàn)問題后責任的推諉。

　　4)、記錄版本的修改歷史

　　可以為文檔建立版本號管理機制，可以自定義版本號，每次修改版本號后，都有詳細記錄，使文檔版本更加清晰化。

　　5)、實現(xiàn)文檔鎖定

　　對于修改后的文檔，可以建立鎖定機制，防止其他人員重復修改，或破壞已修改好的定稿，充分保障流通中文檔版本的一致性。

　　對文檔版本的合理管理離不開好的文檔管理系統(tǒng)，鑫朗企業(yè)共享云盤可以建立統(tǒng)一存儲平臺，將企業(yè)文檔統(tǒng)一存儲在服務器中;系統(tǒng)具備修訂版管理功能，可以保留修改的每一版本與原始版本，必要時可以進行查看、下載與回退;完善的文檔審計功能可以記錄每篇文檔的整個生命周期的所有操作; 對定稿文檔流程審批進行歸檔，系統(tǒng)可以給文檔進行鎖定，鎖定后其他用戶可以閱讀不可以編輯，充分保證版本一致。