來源：www.txpard.com     更新時(shí)間：2021-07-02 12:39:51     熱度：1092

　　企業(yè)知識管理--防泄密的企業(yè)文檔管理系統(tǒng) 

　　概述：企業(yè)的核心競爭力是企業(yè)核心技術(shù)研發(fā)資料、客戶資源信息、設(shè)計(jì)方案、科研成果等這些無形的知識資產(chǎn)，是企業(yè)的“心之力”。
 

　　企業(yè)人員的流動不可避免，但是核心資料掌握在企業(yè)自己手中，企業(yè)就有了自己的定海神針。
 

　　很多企業(yè)在生產(chǎn)設(shè)備和人員招聘上極其舍得投入大量的精力和財(cái)力，但是收獲的效益卻和預(yù)期收益相差甚遠(yuǎn)。 知識文檔是企業(yè)價(jià)值所在，是企業(yè)發(fā)展根本的保障，因此企業(yè)管理應(yīng)該從知識文檔管理抓起。
 

 

　　1.企業(yè)知識沉淀，避免文檔散落在個(gè)人電腦，大量隱性文檔企業(yè)管理者并不清楚;

　　 

　　2.散落的公司文檔，信息孤島狀態(tài)，沒有整理，版本混亂，不能發(fā)揮協(xié)同、失去二次復(fù)用價(jià)值;

　

　　3.企業(yè)文檔共享才能提高內(nèi)部協(xié)同效率，提高人員業(yè)務(wù)能力，但時(shí)共享又帶來核心資料泄密擴(kuò)散的風(fēng)險(xiǎn);

　　

　　4. 與外部協(xié)作單位，客戶進(jìn)行業(yè)務(wù)合作，需要將文檔、圖紙、方案、文案等發(fā)送給對方，但這些資料一旦發(fā)送出去就像斷線的風(fēng)箏，企業(yè)花費(fèi)大量財(cái)力、資源的勞動成果，往往成為別人的免費(fèi)資源;
 

　　這些問題，有了------------

　　      安全加密的企業(yè)云盤文檔管理系統(tǒng)，以上問題一體化解決，解決文檔共享協(xié)同的后顧之憂。
 

　　企業(yè)在進(jìn)行文檔管理時(shí)，通常會被三個(gè)問題困擾：
 

　　第一，企業(yè)里的知識內(nèi)容龐雜、體系繁多，而這些知識存在于不同的地方，如何通過一個(gè)統(tǒng)一的體系把這些知識分類就成為問題。

　　企業(yè)中每個(gè)員工、每個(gè)部門、每個(gè)業(yè)務(wù)單元都積累了大量的文檔。面對這么多分散在不同地方的文檔，如何通過一個(gè)完整的架構(gòu)把這些文檔“框”起來?文檔分類當(dāng)然需要劃分各級目錄，最好可以根據(jù)組織關(guān)系來劃分，實(shí)現(xiàn)管理的簡便性。
 

　　文檔管理軟件將企業(yè)文檔靈活按照類型分類(銷售合同、財(cái)務(wù)報(bào)表、會議紀(jì)要、技術(shù)資料)，按部門分類(市場部、技術(shù)部、行政部、人事部、財(cái)務(wù)部)，按群組分類(總經(jīng)理、部門經(jīng)理、秘書、研發(fā)人員)的目錄進(jìn)行劃分。在文檔管理系統(tǒng)的平臺上，員工直接可以在軟件界面上直接導(dǎo)入文檔，所有員工的文檔分門別類的都統(tǒng)一存儲在文檔管理服務(wù)器上。
 

　　第二，當(dāng)所有的知識已經(jīng)放在系統(tǒng)上統(tǒng)一管理起來后，該如何確保這些知識的安全性，即如何保證企業(yè)核心的知識和文化不流失的同時(shí)能在企業(yè)里得到充分的共享。
 

　　文檔在使用過程中常常會因?yàn)閱T工的誤操作或者惡意篡改使得現(xiàn)有的文檔丟失或者不能使用，電腦上經(jīng)常保存了各個(gè)文檔不同時(shí)期的歷史版本，時(shí)間一長根本不知道哪個(gè)文檔的準(zhǔn)確性高。員工之間通過互聯(lián)網(wǎng)電子郵箱或者QQ直接傳送文檔、共享服務(wù)器的方式共享文檔，這都給文檔的安全性造成嚴(yán)重的威脅。各部門各員工機(jī)上的文檔都是企業(yè)的寶貴財(cái)富，有些員工在離職的時(shí)候帶走公司的機(jī)密文檔并且格式化電腦，無疑會造成巨大的損失。
 

　　文檔管理軟件具有設(shè)置權(quán)限的體系，文檔創(chuàng)建者或管理者有權(quán)決定不同的文檔共享給哪些不同的用戶。不同的用戶可以有不同的權(quán)限：用戶是否具有編輯修改的權(quán)限，用戶是否具有打印拷貝的權(quán)限，用戶是否具有只讀查看的權(quán)限，用戶是否具有另存文檔的權(quán)限。通過文檔權(quán)限的設(shè)置，充分保證了文檔的安全性。
 

　　第三，面對海量的知識文檔，用戶如何才能快速地定位、檢索到這些內(nèi)容呢?
 

　　企業(yè)文檔在幾百篇、上千篇的時(shí)候，員工還是能夠清楚定位他想要的文章的。當(dāng)文章的數(shù)量積累到幾十萬篇，甚至更多的時(shí)候，用戶在檢索這些文檔的時(shí)候就會遇到困難，無法找到想要的東西，或者輸入主題詞后的文檔遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出需求，猶如大海撈針。
 

　　文檔管理軟件將員工機(jī)所有的文檔都集中存儲在一個(gè)服務(wù)器上，海量文檔能夠快速定位，通過關(guān)鍵字的查詢能夠在秒級找到需要的文檔。

 

　　第四，支持任意文件格式在線編輯協(xié)同，屏幕水印，流程管理，消息提醒，防泄密，防截屏，防打印，防病毒，全windwos式操作，文檔自動備份，任意多個(gè)歷史版本一鍵恢復(fù)，保護(hù)文檔的安全。
 

　　如果您的企業(yè)還是拘泥于傳統(tǒng)的知識文檔管理模式，在商業(yè)極其激烈的今天， 管理企業(yè)文檔資料并防止協(xié)同泄密，通過加密云盤文檔管理系統(tǒng)可以輕松搞定。

     關(guān)于企業(yè)文檔管理系統(tǒng)的詳細(xì)資料請參閱 鑫朗安全云盤產(chǎn)品欄目 ，江蘇 安徽 地區(qū)南京  免費(fèi)提供文檔管理系統(tǒng)上門試用。