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一、需求分析
隨著信息技術(shù)在更大業(yè)務(wù)范圍的廣泛使用，數(shù)據(jù)已成為企業(yè)有別于其他形式，又很重要的核心資產(chǎn)。這些核心資產(chǎn)，來(lái)自于員工日積月累，并以文檔、表格、代碼、圖片等多種方式存儲(chǔ)在不同員工的電腦上，支撐著企業(yè)得發(fā)展。
如果我們不能很好地“打理”好這些數(shù)據(jù)資產(chǎn)，企業(yè)的發(fā)展就會(huì)隨之受到影響，不僅會(huì)降低工作效率，甚至可能讓企業(yè)蒙受重大損失。目前多數(shù)企業(yè)對(duì)數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理存在幾大核心問(wèn)題：
1. 60～80% 的數(shù)據(jù)分散存儲(chǔ)在臺(tái)式或筆記本計(jì)算機(jī)中。而導(dǎo)致這些數(shù)據(jù)丟失的因素。比如：自然災(zāi)害、硬件設(shè)備損壞、病毒入侵、人為誤操作等經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致用戶(hù)重要數(shù)據(jù)的丟失，造成人力和財(cái)力重大經(jīng)濟(jì)損失。
2. 大量的數(shù)據(jù)分部在各部門(mén)電腦，缺乏統(tǒng)一的信息交換平臺(tái)和管理中心，各部門(mén)的資源無(wú)法共享，易形成“信息孤島”。
3. 由于數(shù)據(jù)多數(shù)未能統(tǒng)一集中存儲(chǔ)，統(tǒng)一指定人員及時(shí)更新，導(dǎo)致很多員工不知道哪里可以獲取到最新、最全的崗位資料、產(chǎn)品資料等；
4. 積怨的離職員工可能會(huì)惡意刪除個(gè)人工作數(shù)據(jù)或者破壞其他員工的數(shù)據(jù)；
5. 通常企業(yè)會(huì)采用windows文件共享的方案，但存在明文存儲(chǔ)、權(quán)限配置無(wú)安全保障、共享操作繁瑣等各種安全隱患。
二、解決方案
1、員工每天的勞動(dòng)成果備份
提供員工實(shí)時(shí)自動(dòng)備份每天的工作成果，對(duì)不同類(lèi)型的數(shù)據(jù)分類(lèi)集中存儲(chǔ)，統(tǒng)一管理、集中沉淀，實(shí)現(xiàn)工作成果的積累和傳承。
2、建立公司、分公司、部門(mén)知識(shí)庫(kù)
建立企業(yè)、分公司、部門(mén)等公共知識(shí)庫(kù)，對(duì)分散的數(shù)據(jù)統(tǒng)一集中存儲(chǔ)，集中沉淀、統(tǒng)一授權(quán)。不同崗位可訪(fǎng)問(wèn)不同資料，不同的資料不同的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限。且訪(fǎng)問(wèn)的權(quán)限配置精細(xì)化包括：可見(jiàn)（只能看文件名）、可讀、修改、刪除、可再授權(quán)。
1）權(quán)限分級(jí)管理
由于企業(yè)信息化技術(shù)人員有限，要管理內(nèi)部系統(tǒng)較多，所有鑫朗安全云對(duì)企業(yè)知識(shí)庫(kù)的管理實(shí)現(xiàn)IT集中授權(quán)，各分公司、部門(mén)獨(dú)立管理。且只要在用戶(hù)使用端，就可以完成知識(shí)庫(kù)的管理，無(wú)需到管理系統(tǒng)后臺(tái)，方便、簡(jiǎn)單、快捷。
2）設(shè)定類(lèi)型上傳
系統(tǒng)管理員可根據(jù)公司的要求，針對(duì)公共知識(shí)庫(kù)不同目錄，設(shè)定可上傳，或者禁止上傳哪些類(lèi)型文件，實(shí)現(xiàn)事前過(guò)濾。有效地避免了一些和工作無(wú)關(guān)的大數(shù)據(jù)上傳，造成存儲(chǔ)空間的浪費(fèi)。
3、同一文檔多人查看編輯
第一個(gè)雙擊打開(kāi)文檔的用戶(hù)自動(dòng)獲得“編輯”權(quán)限，其他用戶(hù)再打開(kāi)該文檔只能獲得“只讀”權(quán)限。同一文檔多人同時(shí)查看編輯功能，讓用戶(hù)免去了將文件傳來(lái)傳去的麻煩，讓協(xié)作撰稿、校稿和方案討論的效率瞬間提高30%。
4、避免員工離職惡意刪除
員工刪除的數(shù)據(jù)自動(dòng)歸類(lèi)到“回收空間”，提供選擇性恢復(fù)某些文件，避免數(shù)據(jù)誤刪。當(dāng)對(duì)“回收空間”數(shù)據(jù)刪除，會(huì)自動(dòng)到后臺(tái)“回收站”空間，按用戶(hù)、空間類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)在二級(jí)回收站。提供系統(tǒng)管理員選擇性恢復(fù)，避免員工離職惡意刪除勞動(dòng)成果。
5、獨(dú)特同一文檔多版本管理
同一文件修改，自動(dòng)實(shí)時(shí)保存任意多個(gè)版本，記錄文件修改的全過(guò)程。用戶(hù)可任意預(yù)覽、修改、還原某個(gè)文件的歷史版本，方便、快捷。
6、高效、安全員工協(xié)同共享
員工可以隨意發(fā)起共享，無(wú)需管理員介入，且可事前設(shè)定訪(fǎng)問(wèn)對(duì)象、權(quán)限、期限、密碼，以及共享類(lèi)型。共享類(lèi)型：安全共享（加密共享）、普通共享（非加密共享）。